home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / payroll.arc / PAYROLL.DOC < prev   
Encoding:
Text File  |  1984-12-03  |  10.5 KB  |  304 lines
  1.                                 PAYROLL
  2.  
  3.                                   BY
  4.  
  5.                               JOHN ODNEAL
  6.  
  7.  
  8.    THIS PROGRAM IS DISTRIBUTED UNDER THE 'USER SUPPORTED' CONCEPT AND AS SUCH
  9. MAY BE FREELY COPIED AND PASSED ON TO OTHER USERS, PROVIDED IT IS NOT ALTERED
  10. IN ANY WAY AND THIS NOTICE IS NOT REMOVED.
  11.  
  12.    NO WARRANTY IS EXPRESSED OR IMPLIED AND NO LIABILITY IS ASSUMED BY THE
  13. AUTHOR FOR ANY LOSS OF REVENUE OR OTHER LOSS DUE TO USE OF THIS PROGRAM.
  14.  
  15.  
  16.    IF YOU ARE USING THIS PROGRAM, AND FIND IT OF VALUE, YOUR CONTRIBUTION
  17. ( $40 SUGGESTED ) WILL BE APPRECIATED. CONTRIBUTIONS AND COMMENTS MAY BE SENT
  18. TO:
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                              JOHN ODNEAL
  23.                              P.O. BOX 245
  24.                              ZION, ILLINOIS
  25.                                 60099
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.    THIS PROGRAM IS DESIGNED TO HANDLE A SMALL BUSINESS PAYROLL OF UP TO 24
  32. SALARIED, PLUS 24 HOURLY WAGE EMPLOYEES. IT WILL COMPUTE AND PRINT OUT PAY
  33. SCHEDULES FOR EMPLOYEES ON A BASIS OF 24 PAY PERIODS PER YEAR FOR SALARIED
  34. EMPLOYEES, AND FOR WEEKLY OR BI-WEEKLY PAY PERIODS FOR HOURLY WAGE EMPLOYEES.
  35. IT ALSO COMPUTES AND PRINTS OUT THE EMPLOYER'S FEDERAL AND STATE TAX
  36. LIABILITIES, INCLUDING FICA, FOR EACH PAY PERIOD.
  37.  
  38.        SYSTEM REQUIREMENTS ARE:
  39.  
  40.               IBMPC
  41.               128K MEMORY
  42.               1 DISK DRIVE
  43.               MONITOR (COLOR RECOMMENDED)
  44.               PRINTER
  45.  
  46.  
  47.    THE PROGRAM SHOULD INITIALLY BE USED IN PARALLEL WITH YOUR PRESENT PAYROLL
  48. SYSTEM UNTIL IT IS DECIDED IF IT IS APPROPRIATE FOR YOUR USE.
  49.  
  50.    THE PROGRAM IS COMPLETELY MENU DRIVEN AND SHOULD REQUIRE A MINIMUM OF TIME
  51. TO LEARN. WHEN USED WITH A COLOR MONITOR, ALL THE OPTIONS SELECTABLE BY THE
  52. USER APPEAR IN GREEN. IF RUN ON A MONOCHROME MONITOR, THE OPTIONS ARE DENOTED
  53. BY A LETTER, FOLLOWED BY THE EQUAL SIGN. ( P=PRINT )
  54.  
  55.    FOR CONVENIENCE IN RUNNING THE PROGRAM, A COPY OF BASICA.COM FROM YOUR
  56. DOS DISK SHOULD BE COPIED TO THE PROGRAM DISK. THE PROGRAM MAY THEN BE RUN
  57. BY TYPING IN:
  58.  
  59.         A>BASICA PAYROLL  (AND PRESSING THE ENTER/CARRIAGE RETURN KEY)
  60.  
  61.    *** NOTE: YOU DO NOT TYPE IN THE A> PROMPT. IT IS ONLY SHOWN TO
  62.              ILLUSTRATE WHAT THE SCREEN SHOULD LOOK LIKE WHEN YOU
  63.              PRESS THE ENTER/CARRIAGE RETURN KEY.
  64.  
  65.  
  66.                             THE MAIN MENU
  67.  
  68.  
  69.    THE FIRST SCREEN TO APPEAR (AFTER THE COMMERCIAL) IS THE MAIN MENU FROM
  70. WHICH YOU SELECT THE AREA YOU WISH TO WORK IN.
  71.  
  72.       1 SALARIED EMPLOYEE FILES
  73.  
  74.       2 HOURLY EMPLOYEE FILES
  75.  
  76.       3 FICA RATES AND EMPLOYER LIABILITY
  77.  
  78.       4 EXIT PAYROLL PROGRAM
  79.  
  80.       5 SELECT PRINTER OPTIONS
  81.  
  82.    SELECTING 1 OR 2 TAKES YOU TO THE SECTION WHERE YOU CREATE, ALTER, VIEW,
  83. AND PRINT OUT EITHER SALARIED OR HOURLY WAGE FILES.
  84.  
  85.    SELECTING 3 TAKES YOU TO THE SECTION WHERE YOU VIEW OR ALTER THE CURRENT
  86. FICA RATES FOR BOTH EMPLOYER AND EMPLOYEE, AND WHERE YOU OBTAIN A PRINTOUT
  87. OF THE EMPLOYER TAX LIABILITIES FOR BOTH SALARIED AND HOURLY EMPLOYEES FOR
  88. THE CURRENT PAY PERIOD.
  89.  
  90.    SELECTING 4 CLOSES ALL FILES, AND SENDS YOU BACK TO DOS.
  91.  
  92.    SLELCTING 5 TAKES YOU TO THE SECTION WHERE PRINTER OPTIONS ARE SELECTED.
  93. THIS SECTION IS SET UP FOR THE IBM/EPSON DOT MATRIX OR COMPATIBLE PRINTERS
  94. WHICH ACCEPT THE SAME CONTROL CODES. IT ALSO CONTAINS A TEST PRINTOUT TO
  95. PROVIDE A COMPARISON OF DIFFERENT PRINTER MODES, AND TO TEST YOUR PRINTER FOR
  96. IBM/EPSON COMPATIBILITY.
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.                   FICA RATES AND EMPLOYER LIABILITY
  103.  
  104.  
  105.       1 EMPLOYEE FICA, CURRENTLY        6.7 %
  106.  
  107.       2 EMPLOYER FICA, CURRENTLY        7.0 %
  108.  
  109.       3 PRINT CURRENT EMPLOYER LIABILITY
  110.  
  111.       F=FINISH OR SELECT BY NUMBER :
  112.  
  113.  
  114.    SELECTING 1 ALLOWS YOU TO CHANGE THE EMPLOYEE'S FICA WITHOLDING RATE. YOU
  115. WILL BE ASKED FOR THE NEW RATE AT THE BOTTOM OF THE SCREEN. TYPE IN THE NEW
  116. RATE IN THE FORMAT; 7.0, 7.25, ETC. AND PRESS ENTER/CARRIAGE RETURN.
  117.  
  118.    SELECTING 2 ALLOWS YOU TO CHANGE THE EMPLOYER'S FICA OBLIGATION RATE. ENTER
  119. THE NEW RATE AS ABOVE.
  120.  
  121.    *** NOTE: THESE RATES WILL AFFECT ALL EMPLOYEES IN BOTH SALARIED AND
  122.              HOURLY WAGE SECTIONS. THEY ONLY NEED TO BE CHANGED WHEN THEY
  123.              ARE CHANGED BY LAW, OTHERWISE THEY ARE STORED IN A FILE AND
  124.              USED EACH TIME THE PROGRAM IS RUN,
  125.  
  126.    SELECTING 3 TAKES YOU TO THE SECTION WHICH PRINTS OUT THE EMPLOYER'S FEDERAL AND STATE TAX LIABILITIES FOR THE PAY PERIOD, INCLUDING FICA.
  127.  
  128.    SELECTING F (FINISH) WRITES THE FICA RATES TO A FILE FOR FUTURE USE AND
  129. RETURNS YOU TO THE MAIN MENU.
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.                         PRINT EMPLOYER LIABILITY
  136.  
  137.  
  138.       1 PRINT SALARIED TAX LIABILITIES
  139.  
  140.       2 PRINT HOURLY TAX LIABILITIES
  141.  
  142.       3 RETURN TO TAX MENU
  143.  
  144.  
  145.    SELECTING 1 OR 2 WILL PRINT OUT EACH EMPLOYEE'S TAX WITHOLDING FOR THE
  146. CURRENT PAY PERIOD, PLUS A TOTAL EMPLOYER LIABILITY FOR EACH CATEGORY.
  147.  
  148.    SELECTING 3 RETURNS YOU TO THE TAX MENU FROM WHICH YOU MUST SELECT
  149. F (FINISH) TO RETURN TO THE MAIN MENU.
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.                           SALARIED EMPLOYEES
  156.  
  157.  
  158.    THIS SECTION LISTS ALL SALARIED EMPLOYEES NAMES, AND PROVIDES SELECTION OF
  159. OPTIONS FOR WORKING ON SALARIED FILES.
  160.  
  161.    SELECTING C ALLOWS YOU TO EITHER CREATE, OR KILL A FILE. YOU WILL FIRST
  162. BE ASKED FOR A FILE NUMBER. SELECT A NUMBER AND PRESS ENTER. YOU WILL THEN
  163. BE ASKED IF YOU WISH TO CREATE, OR KILL THE FILE. SELECT EITHER C FOR CREATE
  164. OR K FOR KILL AND PRESS ENTER.
  165.  
  166.    SELECTING V ALLOWS YOU TO VIEW OR ALTER A FILE. YOU WILL BE ASKED FOR A
  167. FILE NUMBER. SELECT A NUMBER AND PRESS ENTER. THE FILE WILL BE RETRIEVED AND
  168. DISPLAYED ON THE SCREEN FOR YOU TO VIEW AND MAKE CHANGES.
  169.  
  170.    SELECTING P WILL PRINT OUT INDIVIDUAL FILES, OR ALL SALARIED FILES. YOU
  171. WILL BE ASKED FOR A FILE NUMBER. SELECT A NUMBER, OR ENTER A FOR ALL AND YOUR
  172. SELECTION(S) WILL BE PRINTED OUT.
  173.  
  174.    SELECTING R RETURNS YOU TO THE MAIN MENU FROM WHICH YOU MAY MOVE TO A
  175. DIFFERENT AREA, SUCH AS HOURLY EMPLOYEES.
  176.  
  177.    SELECTING E WILL CLOSE ANY OPEN FILES, AND EXIT THE PAYROLL PROGRAM.
  178.  
  179.  
  180.  
  181.                          HOURLY EMPLOYEES
  182.  
  183.  
  184.    THIS SECTION IS IDENTICAL TO THE SALARIED EMPLOYEES DIRECTORY EXCEPT FOR
  185. THE CLASSIFICATION OF EMPLOYEE.
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.                           CREATING FILES
  199.  
  200.  
  201.    THIS IS DONE ONLY ONCE PER EMPLOYEE. SALARIED AND HOURLY FILES ARE
  202. CREATED IN THE SAME MANNER, WITH A FEW EXCEPTIONS NOTED BELOW. WHEN YOU
  203. ARE CREATING A FILE THE TOP LINE ON THE SCREEN REMINDS YOU WHICH EMPLOYEE
  204. CLASSIFICATION YOU ARE CREATING.
  205.  
  206.  
  207.    THE FIRST INFORMATION YOU ARE ASKED FOR IS THE EMPLOYEE'S LAST NAME. TYPE
  208. IN THE LAST NAME, AND PRESS ENTER. THIS IS THE ONLY INFORMATION REQUIRED TO
  209. START A FILE. ALL OTHER INFORMATION MAY BE LEFT BLANK IF UNKNOWN OR NOT
  210. NEEDED.
  211.  
  212.    YOU WILL NEXT BE PRESENTED WITH A LIST OF NUMBERED OPTIONS TO ENTER OTHER
  213. INFORMATION. SELECT THE ENTRY YOU WISH TO MAKE BY NUMBER AND PRESS ENTER.
  214. YOU WILL THEN BE ASKED TO ENTER THE INFORMATION AT THE BOTTOM OF THE SCREEN.
  215. NOTICE THAT THE LAST THREE OPTIONS ARE COMMENT LINES. THESE MAY BE USED FOR
  216. INFORMATION SUCH AS HIRING DATES, ETC.
  217.  
  218.      DATES MAY BE ENTERED IN ANY FORMAT YOU CHOOSE EXCEPT THE USE OF
  219.      COMMA'S IS NOT ALLOWED.
  220.  
  221.      EXAMPLE: 1-1-84, 01-01-84, 1/1/84, 1 JAN 84, ETC.
  222.  
  223.      PERCENTAGES ARE ENTERED IN WHOLE NUMBERS PLUS DECIMALS OUT TO 100 THS.
  224.  
  225.      EXAMPLE: 20, 28.2, 32.55, ETC.
  226.  
  227.      *** NOTE: THE PERCENTAGES OF STATE AND FEDERAL TAX WITHOLDING FOR EACH
  228.                EMPLOYEE HAVE BEEN LEFT FOR THE USER TO ENTER. THIS WAS DONE
  229.                TO PROVIDE FLEXIBILITY, SINCE EMPLOYEE SITUATIONS RARELY ALLOW
  230.                FOR FOLLOWING THE STANDARD TAX TABLES, AND DUE TO CONSTANT
  231.                CHANGE IN TAX RATES BY TAXING AUTHORITIES.
  232.  
  233.      SALARIES AND HOURLY WAGES ARE ENTERED IN THE FOLLOWING FORMAT.
  234.  
  235.      SALARIED: ENTER THE YEARLY SALARY WITHOUT COMMA'S.
  236.  
  237.         EXAMPLE: 48000 ( NOT 48,000)
  238.  
  239.      *** NOTE: THE PROGRAM IS SET UP TO HANDLE SALARIED PAY ON A TWICE
  240.                MONTHLY, OR 24 PAY PERIODS A YEAR BASIS.
  241.  
  242.      HOURLY WAGE: ENTER THE HOURLY WAGE
  243.  
  244.         EXAMPLE: 12.47
  245.  
  246.      *** NOTE: THE PROGRAM IS SET UP TO HANDLE HOURLY PAY ON A WEEKLY BASIS,
  247.                WITH PAY PERIODS BEING IN ANY WEEKLY INCREMENTS YOU WISH.
  248.                OVERTIME IS TREATED AS 1 1/2 TIMES REGULAR PAY.
  249.  
  250.  
  251.    WHEN YOU HAVE ENTERED ALL THE INFORMATION YOU WISH, ENTER F (FINISH) AND
  252. THE FILE WILL BE CREATED AND YOU WILL BE SENT TO THE 'VIEW' SECTION AND
  253. PRESENTED WITH A VIEW OF THE FILE PLUS A COMPUTATION FOR THE PAY PERIOD.
  254.  
  255.    *** NOTE: IN THE CASE OF AN HOURLY EMPLOYEE THE COMPUTATIONS WILL ALL
  256.              SHOW ZERO'S. THIS IS THE MAJOR DIFFERENCE BETWEEN SALARIED AND
  257.              HOURLY WAGE FILES. TO GET A COMPUTATION OF PAY FOR THE HOURLY
  258.              FILE YOU MUST FIRST ENTER THE NUMBER OF HOURS WORKED IN
  259.              REGULAR AND OVERTIME STATUS (IF ANY). THIS IS DONE BY SELECTING
  260.              OPTIONS 7 OR 8 (IF OVERTIME IS WORKED). YOU WILL THEN BE ASKED
  261.              FOR HOURS WORKED IN THE REGULAR OR OVERTIME STATUS. HOURS MAY
  262.              BE ENTERED IN WHOLE NUMBERS PLUS DECIMALS OUT TO 100 THS.
  263.  
  264.              EXAMPLE: 80, 80.5, 80.55, ETC.
  265.  
  266.  
  267.    AT THIS POINT YOU MAY MAKE CHANGES TO ANY NUMBERED LINE YOU WISH, BY
  268. ENTERING THE NUMBER AND PRESSING ENTER. WHEN YOU HAVE FINISHED VIEWING OR
  269. MAKING CHANGES, PRESS F (FINISH) AND PRESS ENTER. THE FILE WILL BE STORED ON
  270. THE DISK AND YOU WILL BE RETURNED TO EITHER THE SALARIED OR HOURLY EMPLOYEE
  271. DIRECTORY.
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.                      VIEWING AND CHANGING FILES
  278.  
  279.  
  280.    THIS SECTION IS REACHED BY SELECTING V FROM EITHER THE SALARIED OR HOURLY
  281. WAGE DIRECTORIES. WHILE VIEWING A FILE YOU MAY MAKE CHANGES OR UPDATES BY SELECTING THE NUMBERS, AND PRESSING ENTER. YOU WILL BE ASKED TO ENTER NEW
  282. INFORMATION AT THE BOTTOM OF THE SCREEN.
  283.  
  284.    NUMBERS 1 THROUGH 10 OF A SALARIED FILE, AND NUMBERS 1 THROUGH 12 OF AN
  285. HOURLY WAGE FILE MAY BE CHANGED. ANY CHANGES WHICH AFFECT PAY WILL BE RE-
  286. COMPUTED AND DISPLAYED. OTHER CHANGES WILL ALSO BE DISPLAYED.
  287.  
  288.    WHEN YOU HAVE FINISHED VIEWING OR CHANGING A FILE, PRESS F (FINISH) AND
  289. ENTER. THIS RECORDS THE FILE (INCLUDING CHANGES) FOR FUTURE USE, AND RETURNS
  290. YOU TO THE EMPLOYEE DIRECTORY.
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.                          PRINTER SETUP MODES
  297.  
  298.  
  299.    THIS SECTION IS SET UP TO DEMONSTRATE AND SELECT MODES OF PRINTING FOR
  300. THE IBM/EPSON MATRIX AND COMPATIBLE PRINTERS. IF YOU ARE NOT SURE ABOUT
  301. YOUR PRINTER, SELECT OPTION 7 AND PRESS ENTER. IF THE PRINTER REFUSES TO
  302. PRINT OUT ALL THE OPTIONS, THE PROGRAM SHOULD STILL WORK WITH YOUR PRINTER,
  303. BUT THIS SECTION WILL BE UNUSABLE WITH YOUR SYSTEM.
  304.